Wie ich aus einem Excel-Chaos ein einfaches Tool für 99 € gemacht habe

Sommer 2023. Ich saß an einem Mittwoch um 23:40 Uhr an meinem Schreibtisch in Greven und hatte vor mir vier Tabs offen: ein Word-Dokument mit der Angebots-Vorlage, eine Excel-Liste mit allen offenen Anfragen, mein E-Mail-Programm und eine PDF-Druckansicht. Ich war fertig mit dem Tag, hatte aber noch zwei Angebote zu schreiben und eine Rechnung. Geschätzte Restzeit: 90 Minuten. Echte Restzeit: 2 Stunden 40 Minuten, weil ich mich vertippt habe und die alte Rechnungsnummer doppelt vergeben hatte.

An diesem Abend habe ich beschlossen, dass es so nicht weitergeht. Ich war damals selbstständiger Softwareentwickler, hatte einen halbwegs guten Stundensatz, und trotzdem verbrachte ich pro Woche 3 bis 5 Stunden mit Papierkram. Hochgerechnet auf ein Jahr sind das 200 Stunden oder 16.000 € entgangener Umsatz, die ich verbrannt habe, nur weil meine Tools chaotisch waren.

Die ersten falschen Wege

Ich habe alle „großen" Tools ausprobiert. sevDesk, lexoffice (heute Lexware Office), Billomat. Erste Erkenntnis: zu komplex. Ich wollte Rechnungen schreiben, kein Buchhaltungs-Studium absolvieren. Zweite Erkenntnis: zu teuer, wenn man's mal hochrechnet. 12,90 € im Monat klingen wenig, aber bei mir lief das bis dahin alles über Word und Excel, also reine 0 € Kostenseite. Die Mathematik findest du im Lifetime-vs-Abo-Artikel.

Dritte Erkenntnis: keines hatte eine ordentliche Anfragen-Pipeline. Ich wollte sehen, welche Anfrage gerade wo steht. „Angefragt", „Angebot geschickt", „In Klärung", „Beauftragt", „Abgerechnet". Eine ganz simple Kanban-Logik. Aber jede Buchhaltungssoftware sieht Rechnungen als Endpunkt, nicht als Teil einer Kette.

Der erste Wurf: alles falsch gemacht

Ich habe Anfang 2024 angefangen, das selbst zu bauen. Ich kann coden, also dachte ich: drei Wochen, fertig. Sechs Monate später hatte ich ein technisch beeindruckendes System mit DATEV-Export, Banking-API, USt-Voranmeldung. Alles drin, was die großen auch können.

Und niemanden interessierte es. Die wenigen Beta-Tester, die ich hatte (zwei Coaches, ein Garten-und-Landschaftsbauer, eine Reinigungskraft), sagten mir alle das Gleiche: „Zu kompliziert. Ich will eine Rechnung schreiben, nicht den Jahresabschluss machen."

Der zweite Wurf: alles raus, was nicht muss

Ende 2024 habe ich noch einmal angefangen, aus dem ersten Wurf 70 % gestrichen und das Wesentliche behalten: Kanban-Pipeline, Kundendatenbank, PDF-Angebote, Rechnungen mit SEPA-QR-Code (siehe GiroCode-Artikel), Kleinunternehmer-Modus, Stornorechnungen, wiederkehrende Jahresrechnungen. Mehr nicht.

Diesmal waren die Tester begeistert. „Ich brauche 4 Minuten für eine Rechnung statt 20" war das schönste Feedback, das ich bekommen habe. Genau das war das Ziel.

Warum 99 € einmalig, nicht 9,99 € im Monat?

Diese Frage kommt oft, und sie verdient eine ehrliche Antwort.

Erstens: weil ich es selbst hassen würde. Als Kunde will ich nicht jeden Monat eine Software-Abbuchung sehen, die mich zur Entscheidung „Soll ich kündigen?" zwingt. Mehr dazu im Lifetime-vs-Abo-Artikel.

Zweitens: weil meine Hosting-Kosten wirklich niedrig sind. Ich nutze Supabase (EU-Region) und Netlify, beide haben großzügige Free-Tiers. Pro aktivem Nutzer kostet mich DemandHub aktuell unter 50 Cent im Monat. 99 € einmalig finanziert also rund 16 Jahre Nutzung pro Person. Bei mehreren tausend Nutzern wird das eine Rechnung mit Luft, kein Verlustgeschäft.

Drittens: weil ich Solo-Selbstständige als Zielgruppe verstehe und respektiere. Die Leute haben in ihrem Geschäft genug wiederkehrende Kosten. Eine Software soll ein Werkzeug sein, kein Mitbewohner.

Was lief schief, was lief gut

Drei Sachen, die schiefgingen:

• Marketing zu spät: ich habe ein gutes Tool und dann zwei Monate „aber die SEO ist noch nicht so weit" gemacht. Heute weiß ich, dass man Marketing parallel macht oder zuerst.
• DSGVO unterschätzt: erste Datenschutzerklärung war zu kurz. Ich musste sie zweimal komplett neu schreiben. Im DSGVO-Artikel habe ich aufgeschrieben, was ich gelernt habe.
• Feature-Wünsche nicht früh sortiert: ich habe drei Wochen lang einen Mehrbenutzer-Modus gebaut, den dann zwei Menschen wollten. Hätte ich vorher gefragt, hätte ich das nicht gebaut.

Drei Sachen, die gut liefen:

• Live-Demo ohne Anmeldung: jeder kann DemandHub testen, ohne eine Mail abzugeben. Das senkt die Hemmschwelle massiv.
• Direkter Support vom Entwickler: jede Mail an hallo@demandhub.de landet bei mir, nicht bei einer Support-Crowd. Antwortzeit unter 24 Stunden.
• Build-in-public: ich rede offen über Zahlen, Bugs, Lehren. Das schafft Vertrauen, das du mit Marketing-Budget allein nicht kaufen kannst.

Take-away

DemandHub ist nicht das nächste sevDesk und will es auch nicht sein. Es ist das Werkzeug, das ich vor zwei Jahren um 23:40 Uhr in Greven gebraucht hätte: schnell, einfach, ohne Abo, mit dem Fokus auf das, was 80 % aller Solo-Selbstständigen wirklich brauchen. Wenn du dich darin wiederfindest, ist DemandHub für dich gemacht. Wenn nicht (du brauchst DATEV oder eine Banking-API), kein Stress. Es gibt für jeden das richtige Tool, mehr dazu im CRM-Vergleich.

Wenn du Fragen hast oder Feedback geben willst: hallo@demandhub.de geht direkt an mich. Kein Bot, kein Helpdesk, kein Ticket-System.