Welches CRM für Selbstständige? Vergleich 2026

Disclaimer vorweg: ich baue selbst eines der vier Tools, das du gleich vergleichen wirst. Ich versuche trotzdem fair zu sein, weil ich auch ehrlich sage, wofür DemandHub das falsche Werkzeug ist. Wenn dein Steuerberater DATEV-Export braucht, kauf bitte nicht DemandHub. Punkt.

Diese Liste ist für die Zielgruppe gemacht, die mich häufig anschreibt: Solo-Selbstständige mit 5 bis 40 Rechnungen im Monat. Handwerker, Coaches, Berater, Reinigungsdienste. Keine Agenturen mit 8 Mitarbeitern, keine GmbHs mit Bilanzpflicht.

Die vier Kandidaten im Schnellcheck

Aktuelle Preise und Hauptmerkmale (Mai 2026, Standard-Tarif, monatliche Laufzeit, netto):

• sevDesk „Rechnung": 12,90 € / Monat. Stark bei Belegerfassung und USt-Voranmeldung. Eher Buchhaltung als CRM.
• Lexware Office M: 12,90 € / Monat. Marktführer, sehr komplettes Paket inkl. Banking, GuV, Bilanz im L-Tarif.
• Billomat S: ab ca. 9 € / Monat. Schlanke Rechnungssoftware, weniger Buchhaltungs-Tiefe.
• DemandHub: 99 € einmalig. Anfragen-Pipeline plus Angebote/Rechnungen. Keine vollständige Buchhaltung.

Im Detail: Stärken und Schwächen

sevDesk

Der Allrounder mit Banking-API und DATEV-Anbindung. Wenn dein Steuerberater bereits sevDesk-Mandant ist, ist das eine fast schon natürliche Wahl. Belegerfassung per Foto-App funktioniert solide. USt-Voranmeldung kannst du direkt ans Finanzamt schicken. Schwäche: die Oberfläche wirkt teilweise überladen für reine Rechnungssteller, und der echte Monatspreis liegt bei 12,90 € (mit Rabatten weniger, ohne Rabatte teilweise mehr beim Buchhaltungs-Tarif).

Lexware Office (ehemals lexoffice)

Der Platzhirsch. 4 Tarif-Stufen von 7,90 € bis 32,90 € netto, je nach Funktionsumfang. Ab dem M-Tarif sind Rechnungen, Angebote und Banking dabei. Im L-Tarif zusätzlich GuV und Bilanz, im XL-Tarif Serienrechnungen und Public API. Stärke: extrem stabil, sehr guter Support, jederzeit kündbar ohne Mindestlaufzeit. Schwäche: über 25 Jahre Nutzung zahlst du easy 6.000 €, und das System spürt man manchmal als „Konzern-Software".

Billomat

Schlanker, bezahlbarer und gut für reine Rechnungssteller. Schwäche: weniger Buchhaltungs-Tiefe, und die Entwicklungsgeschwindigkeit ist langsamer als bei den großen.

DemandHub

99 € einmalig, ohne Abo. Anfragen-Pipeline (Kanban) gibt es bei den anderen dreien nicht. SEPA-QR-Code automatisch auf jeder Rechnung, mehr dazu im GiroCode-Artikel. Kleinunternehmer-Modus eingebaut. Schwäche: kein DATEV-Export, keine Banking-API, keine Mahnungen-Automatisierung. Für reine Solo-Selbstständige mit überschaubarem Steuer-Stack ist das egal, für jemanden mit komplexer Buchhaltung ist es ein Dealbreaker.

Wann passt welches Tool?

Drei typische Profile aus meiner Praxis:

1. Bjarne (Webdesigner, Hamburg, 8 Rechnungen / Monat, Kleinunternehmer). Bjarne braucht keinen DATEV-Export, will keine monatliche Abbuchung sehen, hat aber Lust auf saubere PDFs mit eigenem Briefkopf. Empfehlung: DemandHub.
2. Sandra (Coach, München, 15 Rechnungen / Monat, Regelbesteuerung mit komplexem USt-Mix). Sandra macht USt-Voranmeldung quartalsweise, ihr Steuerberater nutzt DATEV. Empfehlung: Lexware Office oder sevDesk.
3. Dieter (Maler-Meister, Castrop-Rauxel, 25 Rechnungen / Monat plus 50 Anfragen). Dieter braucht den Überblick über offene Angebote, hat eine simple Buchhaltung mit Steuerberater offline. Empfehlung: DemandHub für die Pipeline plus Rechnungen, Steuer offline.

Über 5 Jahre gerechnet

Eine ehrliche Kosten-Vergleichsrechnung über 5 Jahre (Basis-Tarife, monatliche Laufzeit):

• sevDesk Rechnung: 5 × 154,80 € = 774 €
• Lexware Office M: 5 × 154,80 € = 774 €
• Billomat S: 5 × 108 € = 540 €
• DemandHub Lifetime: 99 € einmalig

Differenz zu DemandHub über 5 Jahre: 675 € im Vergleich zu sevDesk oder Lexware. Über 10 Jahre 1.449 €. Das ist eine Reise, ein Macbook oder einfach Geld, das in deinem Geschäft bleibt. Mehr zum Thema Mathematik im Lifetime-vs-Abo-Artikel.

Take-away

Wähle nach Use-Case, nicht nach Marktanteil. Wenn du eine Komplettlösung mit DATEV willst, nimm Lexware Office oder sevDesk. Wenn du nur Rechnungen schreiben willst und auf jeden Euro achtest, schau dir Billomat an. Wenn du eine Pipeline für Anfragen plus saubere Rechnungen ohne Buchhaltungs-Ballast brauchst, ist DemandHub gebaut. Es gibt kein universell „bestes" Tool, es gibt nur das richtige für deine Praxis. Probier eine Live-Demo statt einer Marketing-Seite zu glauben, dann weißt du nach 10 Minuten Bescheid.