Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Es gehört zum Selbstständigsein dazu, auch wenn es keiner gerne zugibt: irgendwann zahlt ein Kunde nicht. Manchmal aus Böswilligkeit, viel öfter aus Schludrigkeit. Die gute Nachricht ist, dass du ein klares rechtliches Instrumentarium hast. Du musst es nur in der richtigen Reihenfolge nutzen und nicht direkt mit dem Anwalt drohen.

Schritt 1: Die freundliche Zahlungserinnerung

Bevor du das Wort "Mahnung" in den Mund nimmst, kommt die Zahlungserinnerung. Sie ist rechtlich keine Mahnung, sondern ein freundlicher Stupser. In den allermeisten Fällen reicht genau das, weil die Rechnung schlicht untergegangen ist.

Beispiel: Gartenbau Bektas aus Essen hat einer Hausverwaltung eine Rechnung über 1.450 € geschickt. Nach drei Wochen ohne Zahlung schreibt er: "Sehr geehrte Frau Klein, vielleicht ist meine Rechnung 2026-088 vom 28.04. untergegangen. Dürfte ich Sie bitten, den Betrag von 1.450 € bis zum 22.05. zu überweisen? Falls schon geschehen, betrachten Sie diese Mail als gegenstandslos." Freundlich, konkret, mit neuem Datum.

Schritt 2: Wann der Verzug eintritt

Jetzt wird's rechtlich interessant, denn ab dem Verzug darfst du Zinsen und Kosten verlangen. Verzug tritt nach §286 BGB auf zwei Wegen ein:

• Durch Mahnung: Sobald die Forderung fällig ist und du einmal gemahnt hast, ist der Kunde in Verzug. Eine einzige Mahnung reicht rechtlich aus, die oft zitierten "drei Mahnungen" sind ein Mythos.
• Automatisch nach 30 Tagen: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung kommt der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das aber nur, wenn du in der Rechnung auf diese Folge hingewiesen hast.

Für dich als Solo-Selbstständigen heißt das praktisch: Eine klare schriftliche Mahnung mit Frist setzt den Kunden zuverlässig in Verzug. Du musst also nicht 30 Tage warten, wenn du nicht willst.

So formulierst du die Mahnung

Die Mahnung sollte das Wort "Mahnung" enthalten, die offene Rechnung klar benennen und eine konkrete Zahlungsfrist setzen (zum Beispiel 7 oder 10 Tage). Ab hier wird der Ton sachlich, nicht mehr "vielleicht untergegangen", sondern "ich fordere Sie auf, bis zum X zu zahlen".

Schritt 3: Verzugszinsen und Kosten

Ab Verzug darfst du Verzugszinsen berechnen. Die Höhe richtet sich nach dem Basiszinssatz der Bundesbank:

• Gegenüber Verbrauchern: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
• Gegenüber Unternehmen (B2B): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

Der Basiszinssatz lag im zweiten Halbjahr 2025 bei 1,27 %. Bei einem Geschäftskunden ergibt das also rund 10,27 % Verzugszinsen pro Jahr. Bei Gartenbau Bektas und seinen 1.450 € wären das etwa 0,41 € pro Tag Verzug. Klingt nach wenig, aber es ist dein gutes Recht, und es setzt ein Signal.

Bei Geschäftskunden kommt zusätzlich eine Pauschale von 40 € nach §288 Abs. 5 BGB dazu, als Ausgleich für deinen Aufwand. Diese Pauschale gibt es bei reinen Privatkunden nicht.

Schritt 4: Gerichtliches Mahnverfahren

Zahlt der Kunde trotz Mahnung nicht, kannst du das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Das läuft über das zentrale Mahngericht (online unter mahngericht.de) und ist deutlich günstiger und schneller als eine Klage. Du beantragst einen Mahnbescheid, der dem Schuldner zugestellt wird. Widerspricht er nicht, bekommst du einen Vollstreckungsbescheid und kannst notfalls einen Gerichtsvollzieher beauftragen.

Bei vielen Forderungen reicht aber schon die Ankündigung des Mahnverfahrens, damit plötzlich doch gezahlt wird. Niemand will einen Vollstreckungsbescheid in der Akte haben.

Vorbeugen ist besser

Am besten ist natürlich, wenn es gar nicht so weit kommt. Drei Dinge helfen enorm: klare Zahlungsziele auf der Rechnung, ein einfacher Zahlweg (siehe mein Artikel zum SEPA-QR-Code, der das Überweisen zum Ein-Klick-Vorgang macht) und bei größeren Aufträgen eine Anzahlung im Voraus.

Take-away

Erst die freundliche Erinnerung, dann eine klare Mahnung mit Frist, die den Verzug auslöst, dann Verzugszinsen (5 bzw. 9 Punkte über Basiszinssatz) plus 40-Euro-Pauschale bei Geschäftskunden, und im Notfall das gerichtliche Mahnverfahren. Die meisten Fälle erledigen sich auf Stufe eins oder zwei. Wichtig ist, überhaupt einen sauberen Überblick zu haben, welche Rechnung wann rausging und wann sie fällig war. Genau das zeigt dir ein Tool wie DemandHub auf einen Blick, sodass du nie eine offene Forderung vergisst und im Zweifel sofort das richtige Datum parat hast.