Anzahlung verlangen: wann erlaubt und wie formulieren

Tischler Jonas aus Freiburg baut eine Einbauküche für 14.000 €. Allein das Holz und die Beschläge kosten ihn 6.000 €, die er beim Lieferanten vorab bezahlen muss. Soll er das wirklich komplett vorfinanzieren und hoffen, dass der Kunde am Ende zahlt? Natürlich nicht. Eine Anzahlung ist hier nicht nur erlaubt, sondern kaufmännisch völlig vernünftig.

Trotzdem trauen sich viele nicht, danach zu fragen, aus Angst, unseriös zu wirken. Dabei ist es genau umgekehrt: ein klar formuliertes Anzahlungsmodell wirkt professionell.

Anzahlung, Abschlag, Vorkasse: die Unterschiede

• Anzahlung: Ein Teilbetrag, den der Kunde vor Beginn der Arbeit zahlt, oft als Sicherheit für Material.
• Abschlagszahlung: Eine Zahlung für bereits erbrachte Teilleistungen während eines längeren Auftrags.
• Vorkasse: Der gesamte Betrag wird vor der Leistung gezahlt. Bei neuen, unbekannten Kunden im Kleingeschäft üblich.

Was das Gesetz sagt: §632a BGB

Für Werkverträge (also typische Handwerksleistungen) regelt §632a BGB die Abschlagszahlungen. Vereinfacht: Du darfst Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der bereits erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen verlangen. Das gilt auch für eigens angefertigte oder angelieferte Materialien, wenn du dem Kunden daran Eigentum oder Sicherheit verschaffst.

Wichtig zu verstehen: §632a greift für erbrachte Leistungen. Eine reine Anzahlung vor Arbeitsbeginn ist davon nicht direkt abgedeckt, aber durch eine vertragliche Vereinbarung trotzdem zulässig. Sprich: Wenn ihr im Angebot oder Vertrag eine Anzahlung vereinbart und der Kunde zustimmt, ist sie wirksam.

Wie hoch darf die Anzahlung sein?

Es gibt keine starre gesetzliche Obergrenze, aber bewährte Größenordnungen. Üblich sind:

• 20 bis 30 % bei normalen Aufträgen als Sicherheit.
• bis 50 %, wenn du hohe Materialkosten vorfinanzierst, wie Tischler Jonas.
• Bei sehr langen Projekten lieber mehrere Abschläge nach Baufortschritt als eine große Anzahlung.

Bei Verträgen mit Verbrauchern solltest du es mit der Höhe nicht übertreiben, sonst könnte eine Klausel als unangemessene Benachteiligung angreifbar sein. Orientiere die Anzahlung am tatsächlichen Materialaufwand, dann bist du auf der sicheren Seite.

So formulierst du es im Angebot

Am besten steht die Anzahlung schon im Angebot, dann gibt es später keine Überraschung. Ein Beispiel für Tischler Jonas:

"Zahlungsbedingungen: 40 % Anzahlung (5.600 €) bei Auftragserteilung zur Materialbeschaffung, Restbetrag nach Abnahme der fertigen Küche. Die Anzahlung wird auf die Schlussrechnung angerechnet."

Dieser letzte Satz ist wichtig: die Anzahlung ist keine zusätzliche Zahlung, sondern wird verrechnet. Tipps zum überzeugenden Angebot insgesamt findest du in Angebot schreiben als Handwerker.

Die Anzahlungsrechnung korrekt stellen

Anzahlung und Schlussrechnung sauber verrechnen

Eine Anzahlung will dokumentiert werden, und zwar mit einer richtigen Rechnung. Diese Anzahlungsrechnung enthält alle üblichen Pflichtangaben plus den Hinweis, dass es sich um eine Anzahlung handelt. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, weist du auch auf die Anzahlung die Umsatzsteuer aus.

In der Schlussrechnung ziehst du die bereits gezahlte (und versteuerte) Anzahlung dann wieder ab. Beispiel:

1. Gesamtleistung netto: 11.764,71 €, zzgl. 19 % USt = 14.000 € brutto.
2. Abzüglich bereits erhaltener Anzahlung (brutto): 5.600 €.
3. Restbetrag: 8.400 € brutto.

Das sauber abzubilden ist von Hand fehleranfällig, weil die Umsatzsteuer auf Anzahlung und Schlussrechnung zusammenpassen muss. Ein Tool, das Anzahlungen kennt, rechnet das automatisch korrekt.

Take-away

Eine Anzahlung zu verlangen ist legitim, vor allem wenn du Material vorfinanzierst. Vereinbare sie im Angebot, halte die Höhe am Materialaufwand orientiert (oft 20 bis 50 %) und dokumentiere sie mit einer ordentlichen Anzahlungsrechnung, die du später auf die Schlussrechnung anrechnest. Du musst dich dafür nicht rechtfertigen, das ist völlig normales Geschäftsgebaren. Damit die Verrechnung von Anzahlung und Schlussrechnung samt Umsatzsteuer immer aufgeht, übernimmt ein Tool wie DemandHub diese Rechnerei für dich. Falls ein Kunde trotz Anzahlung am Ende nicht zahlt, hilft dir mein Artikel Kunde zahlt nicht weiter.