Kleinunternehmer §19 UStG: Rechnungen korrekt erstellen

Eins gleich vorweg, weil ich oft danach gefragt werde: ja, die Kleinunternehmerregelung ist 2025 reformiert worden. Und nein, deine alten Rechnungen aus 2024 musst du nicht neu schreiben. Aber alles, was du ab Januar 2025 rausschickst, muss die neue Sprachregelung haben. Sonst gibt's bei einer Prüfung Theater.

Ich bin kein Steuerberater, also bitte: bei Zweifeln frag deinen StB. Aber für den Alltag findest du hier die wichtigsten Regeln in verständlich.

Was sich 2025 geändert hat

Die Reform der Kleinunternehmerregelung war die größte seit Jahren. Das musst du wissen:

• Neue Schwellen: 25.000 € im Vorjahr (statt 22.000 €), 100.000 € im laufenden Jahr (statt 50.000 €). Beides netto.
• Sofortwechsel statt Folgejahr: Überschreitest du die 100.000-€-Grenze, wirst du nicht erst nächstes Jahr umsatzsteuerpflichtig, sondern sofort ab dem überschreitenden Umsatz. Das ist eine echte Falle.
• Echte Steuerbefreiung statt Verzichts-Konstruktion: Bis 2024 war es so, dass du theoretisch USt-pflichtig warst, der Staat aber „auf die Erhebung verzichtet" hat. Seit 2025 sind deine Umsätze echt steuerbefreit. Klingt nach Wortklauberei, ist aber rechtlich relevant.
• Neuer §19a UStG: Erstmals gibt es eine EU-weite Kleinunternehmer-Regelung. Du kannst dich beim Bundeszentralamt für Steuern registrieren und in anderen EU-Ländern als Kleinunternehmer auftreten, wenn dein EU-Gesamtumsatz unter 100.000 € bleibt.

Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Hier kommen die Basics, die jede Rechnung braucht, egal ob mit oder ohne USt:

1. Vollständiger Name und Anschrift von dir und dem Kunden
2. Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
3. Rechnungsdatum
4. Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
5. Menge und Art der Leistung oder des Produkts
6. Zeitpunkt der Leistung (Lieferdatum / Leistungsmonat)
7. Entgelt netto, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen — bei Kleinunternehmern nur ein Satz, nämlich 0 %
8. Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG

Der berühmte Hinweis-Satz

Genau hier liegt seit 2025 der häufigste Fehler: viele schreiben noch den alten Satz, den ihre Word-Vorlage von 2023 enthält. Wenn du sauber sein willst, schreib auf deine Rechnung:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Das ist kurz, korrekt und reicht aus. Manche Steuerberater bevorzugen die Formulierung mit „Steuerbefreite Umsätze gem. § 19 UStG" — beides ist okay, Hauptsache der Paragraph wird genannt. „Enthält keine Mehrwertsteuer" allein ist nicht ausreichend, denn das könnte auch eine USt-freie Leistung nach §4 UStG sein.

Häufige Fehler, die ich immer wieder sehe

In zwei Jahren DemandHub habe ich rund 800 echte Kleinunternehmer-Rechnungen gesehen, weil mir Kunden ihre alten Vorlagen zur Migration schicken. Diese Fehler tauchen am häufigsten auf:

• Rechnungsnummer nicht eindeutig: Manche fangen jedes Jahr wieder bei 1 an. Das ist erlaubt, aber nur, wenn du das Jahr in der Nummer hast (z.B. „2026-001"). Ohne Jahr darfst du die Nummer nicht doppelt vergeben.
• USt-Hinweis als Fußzeile in 6pt: Der Steuerbefreiungs-Hinweis muss gut lesbar sein. 6pt unten am Rand ist im Zweifel nicht ausreichend.
• Falscher Ausweis trotz Kleinunternehmer: Niemals USt ausweisen, auch wenn der Kunde danach fragt. Sonst schuldest du diese USt nach §14c UStG.
• Fehlende Leistungsbeschreibung: „Beratung" reicht nicht. „Beratung Webseite am 12.03.2026, 4 Stunden" wäre korrekt.

Was, wenn du in die Regelbesteuerung rutschst?

Das passiert, wenn du im laufenden Jahr die 100.000-€-Grenze knackst oder wenn du freiwillig auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtest. Ab dem Moment hast du:

• USt auf jeder Rechnung auszuweisen (in der Regel 19 %, manche Leistungen 7 %)
• Vierteljährliche oder monatliche USt-Voranmeldungen abzugeben
• Aber: du darfst Vorsteuer aus deinen Einkäufen ziehen

Stell dir vor: Coach Sandra aus Hannover macht 2026 plötzlich einen großen Firmenauftrag und überschreitet im Oktober die 100.000 €. Ab diesem einen Auftrag muss sie 19 % USt auf alle weiteren Rechnungen draufschlagen. Praktisch heißt das: Tool umstellen, Kunden informieren, neue Vorlagen einrichten. In meinem CRM-Vergleich findest du, welche Tools den Wechsel sauber unterstützen.

Tipp aus der Praxis

Wenn du in der Nähe der Grenze bist, lohnt sich ein Gespräch mit dem Steuerberater. Manchmal ist der freiwillige Wechsel in die Regelbesteuerung vorteilhaft, wenn du viel Vorsteuer aus großen Anschaffungen ziehen könntest. Faustregel: bei mehr als 4.000 € Brutto-Investitionen im Jahr lohnt sich die Rechnung.

Take-away

Die Kleinunternehmer-Regelung 2025 ist eine echte Verbesserung: höhere Schwellen, klarere Rechtslage, EU-weit nutzbar. Aber: der Hinweis auf §19 UStG muss auf jede Rechnung, die 100.000-€-Grenze beißt sofort und nicht erst im Folgejahr, und USt darfst du niemals ausweisen. Wer das beherzigt, bleibt auf der sicheren Seite. Und wer ein Tool nutzt, das den Modus „Kleinunternehmer" eingebaut hat, hat den Hinweis automatisch auf jeder Rechnung. Das spart Korrekturen und Nerven, wenn das Finanzamt mal nachfragt.

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