Stornorechnung GoBD-konform: Schritt-für-Schritt Anleitung

Ich habe es selbst gemacht. Erste Selbstständigkeits-Rechnung, falscher Empfänger, panisch in der Software auf „Löschen" geklickt. Drei Wochen später beim Steuerberater: „Wo ist die 2018-001?" Ich: „Hab ich gelöscht, war falsch." Der Steuerberater hat tief durchgeatmet.

Falls dir das schonmal passiert ist, oder gerade passiert: keine Panik. Du kannst das wieder geradeziehen. Aber es gibt einen richtigen und einen falschen Weg. Hier der richtige.

Warum du Rechnungen niemals löschen darfst

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Klingt nach Bürokratie-Latein, ist aber eine einfache Idee: Geschäftsunterlagen müssen unveränderbar und nachvollziehbar sein.

Konkret heißt das:

• Eine einmal vergebene Rechnungsnummer ist für immer vergeben. Auch wenn die Rechnung falsch war.
• Du darfst die Original-Datei nicht überschreiben.
• Du musst Änderungen nachvollziehbar dokumentieren, mit Datum und Bezug.

Wenn du also „2026-042" rausgeschickt hast und merkst, da war was falsch, dann bleibt 2026-042 in deinem Archiv. Du machst eine Stornorechnung mit einer eigenen, fortlaufenden Nummer, die sich auf 2026-042 bezieht. So einfach ist das Prinzip.

Wann brauchst du eine Stornorechnung?

Wenn die Rechnung komplett falsch ist und in voller Höhe zurückgenommen werden muss. Das passiert in der Praxis bei:

1. Falscher Empfänger: Du hast an die GmbH gerechnet, der Auftraggeber war aber privat.
2. Auftrag storniert: Kunde springt nach Rechnungsstellung ab.
3. Großer Inhalts-Fehler: Die abgerechnete Leistung war eine andere als erbracht.
4. Doppelt rausgeschickt: Du hast versehentlich dieselbe Leistung zweimal abgerechnet.

Bei einer kleinen Korrektur (Tippfehler im Empfängernamen, falsche Stundenzahl in einer Position) brauchst du keine komplette Stornorechnung. Hier reicht eine Rechnungskorrektur oder „berichtigte Rechnung" mit dem Hinweis auf die Originalrechnung. Mehr dazu in einem späteren Artikel.

Pflichtangaben auf der Stornorechnung

Eine Stornorechnung ist selbst eine Rechnung. Sie braucht damit alle Pflichtangaben nach §14 UStG, plus den klaren Bezug zur Originalrechnung. Das gehört drauf:

• Eigene fortlaufende Rechnungsnummer (z.B. „2026-058")
• Stornodatum
• Name und Anschrift von dir und dem Kunden
• Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
• Bezug zur stornierten Rechnung: Nummer und Datum der Originalrechnung
• Beschreibung der ursprünglichen Leistung
• Beträge der Originalrechnung, aber mit negativem Vorzeichen
• Bei USt-pflichtigen: die negative USt extra ausweisen
• Klarer Hinweis-Satz: „Stornierung der Rechnung 2026-042 vom 12.03.2026"

Beispiel-Wortlaut für die Stornorechnung

Wenn du nicht weißt, wie du die Stornorechnung textlich startest, hier ein bewährter Wortlaut für die Einleitung:

„Hiermit stornieren wir die Rechnung Nr. 2026-042 vom 12.03.2026 in voller Höhe. Die folgenden Positionen werden mit negativen Beträgen ausgewiesen, um die ursprüngliche Forderung aufzuheben."

Danach kommen die Positionen mit Minuszeichen, dann die Gesamtsumme negativ. Wenn du Regelbesteuerung hast, die USt ebenfalls negativ. Bei Kleinunternehmern entsprechend ohne USt, aber mit dem üblichen Hinweis auf §19 UStG.

Was machst du mit der Originalrechnung?

Sie bleibt im System. Du darfst sie nicht löschen, nicht „archivieren ohne Sichtbarkeit", nicht in irgendeinen Papierkorb. Sie ist und bleibt Bestandteil deiner Buchhaltung. Optisch kannst du sie in deinem Tool als „storniert" markieren, sodass sie nicht mehr in der offenen Posten-Liste auftaucht. Aber sie bleibt zugreifbar.

Beide Rechnungen, Original und Storno, werden 10 Jahre aufbewahrt (§147 AO). Bei Cloud-Software passiert das automatisch. Bei Word-Dateien auf deinem Rechner: du brauchst ein Backup, das so lange hält.

Kunde informieren, nicht nur stornieren

Schick die Stornorechnung als PDF per E-Mail an deinen Kunden, mit einem kurzen Satz: „Hallo Frau Müller, anbei wie besprochen die Stornorechnung zur Rechnung 2026-042. Die korrigierte Fassung sende ich Ihnen heute Nachmittag separat zu." Das wirkt professionell und vermeidet Rückfragen.

Take-away

Stornorechnung gleich neue Rechnung mit eigener Nummer, negativen Beträgen und klarem Bezug zur Originalrechnung. Niemals löschen, niemals überschreiben. Beide Dokumente bleiben 10 Jahre im Archiv. Tools, die das automatisch machen (Klick auf „Stornieren", Storno-PDF entsteht, Original wird als storniert markiert), ersparen dir bei jeder zweiten Selbstständigkeits-Routine eine halbe Stunde Arbeit und vor allem die Frage „mache ich das eigentlich richtig?".

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