Was muss auf eine Rechnung? Pflichtangaben einfach erklärt

Wenn dir das Finanzamt eine Betriebsprüfung schickt und auf einer deiner Rechnungen fehlt eine Pflichtangabe, wird's unangenehm. Nicht für dich direkt, sondern für deinen Kunden: der darf die Vorsteuer aus einer fehlerhaften Rechnung nicht ziehen. Und dann ruft er bei dir an. Genau deshalb lohnt es sich, das einmal richtig zu lernen.

Die gute Nachricht: es sind nur eine Handvoll Angaben, und sie wiederholen sich auf jeder Rechnung. Wenn du sie einmal sauber in eine Vorlage gepackt hast, denkst du nie wieder drüber nach.

Die Pflichtangaben nach §14 UStG im Klartext

Das Umsatzsteuergesetz, genauer §14 Abs. 4 UStG, listet auf, was auf eine ordentliche Rechnung gehört. Hier sind sie, übersetzt in normale Sprache:

1. Dein vollständiger Name und deine Anschrift. Also der Name, unter dem du auftrittst, plus Straße, PLZ, Ort.
2. Name und Anschrift des Kunden. Bei Firmen die korrekte Firmierung, nicht nur "Bauunternehmen Müller".
3. Deine Steuernummer ODER deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr). Eine von beiden reicht.
4. Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
5. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.
6. Menge und Art der Leistung, also was du genau gemacht oder geliefert hast.
7. Der Leistungs- oder Lieferzeitpunkt. Auch wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist, muss er genannt werden (oft reicht "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum").
8. Das Entgelt (Netto), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, plus eventuelle Rabatte.
9. Der Steuersatz und der Steuerbetrag (19 % oder 7 %), oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.

Das war's. Neun Punkte. Bei der Steuernummer ist wichtig: nimm nicht deine persönliche Einkommensteuer-Identifikationsnummer (die elfstellige, die jeder Bürger hat). Gemeint ist die Steuernummer deines Finanzamts für dein Unternehmen oder die USt-IdNr.

Beispiel: So sieht eine korrekte Rechnung aus

Nehmen wir Elektriker Tobias Wagner aus Augsburg. Er hat bei Familie Schön eine neue Verteilung eingebaut. Seine Rechnung enthält oben links seinen Briefkopf mit Name und Adresse, rechts seine Steuernummer. Dann:

• Empfänger: Familie Schön, Maximilianstraße 12, 86150 Augsburg
• Rechnungsnummer: 2026-047
• Rechnungsdatum: 18.05.2026, Leistungsdatum: 14.05.2026
• Position 1: Demontage Altverteilung, 1,5 Std. à 65 € = 97,50 €
• Position 2: Einbau Verteilung inkl. Material, pauschal 480 €
• Nettobetrag: 577,50 €, zzgl. 19 % USt (109,73 €), Gesamt: 687,23 €

Alles dran, alles nachvollziehbar. Wenn Tobias Kleinunternehmer wäre, sieht die Sache etwas anders aus. Dazu hab ich einen eigenen Artikel: Kleinunternehmer §19 UStG: Rechnungen korrekt erstellen.

Die Ausnahme: Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Wann die gelockerten Regeln greifen

Wenn deine Rechnung inklusive Umsatzsteuer höchstens 250 € beträgt, gelten gelockerte Regeln (§33 UStDV). Dann reichen:

• Dein Name und deine Anschrift
• Das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Der Bruttobetrag in einer Summe
• Der Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)

Du brauchst hier also keine Rechnungsnummer und keinen Empfänger. Praktisch für den Friseur, das Café oder kleine Reparaturen. Aber Achtung: sobald du auf 250,01 € kommst, gelten wieder alle neun Angaben von oben.

Was passiert, wenn etwas fehlt?

Bei dir selbst meistens nichts Dramatisches, solange der Umsatz erfasst und versteuert ist. Das eigentliche Problem hat dein Kunde: ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug. Bei Geschäftskunden führt das fast immer zur Rückfrage und du musst korrigieren. Das kostet Zeit und wirkt unprofessionell. Eine sauber aufgesetzte Vorlage spart dir genau diese Runde.

Die drei Fehler, die ich ständig sehe

1. Persönliche Steuer-ID statt Betriebs-Steuernummer. Die elfstellige IdNr vom Lohnsteuerbescheid hat auf einer Rechnung nichts zu suchen.
2. Leistungszeitpunkt vergessen. Viele schreiben nur das Rechnungsdatum. Das Leistungsdatum ist aber eine eigene Pflichtangabe.
3. "Diverse Leistungen" als Position. Das ist zu unkonkret. Die Leistung muss so beschrieben sein, dass ein Dritter sie nachvollziehen kann.

Ein Wort noch zur E-Rechnung, weil das gerade alle verunsichert: Seit Januar 2025 musst du als Unternehmer im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Versenden musst du sie als kleiner Betrieb (Vorjahresumsatz bis 800.000 €) noch bis Ende 2026 nicht, ab 2028 dann verpflichtend für alle. Eine PDF-Rechnung mit allen Pflichtangaben ist also weiterhin völlig in Ordnung, solange dein Kunde dem zustimmt.

Take-away

Neun Pflichtangaben, eine Ausnahme für Kleinbeträge bis 250 €. Wenn du diese einmal in eine ordentliche Vorlage packst, ist das Thema für immer erledigt. Achte besonders auf die richtige Steuernummer und den Leistungszeitpunkt, das sind die zwei Klassiker. Wer noch ohne Gewerbe startet, sollte zuerst diesen Artikel zum Rechnung schreiben ohne Gewerbe lesen. Und wenn du keine Lust hast, das jedes Mal selbst zusammenzubauen, lass dir das von einem Tool wie DemandHub abnehmen, das die Pflichtfelder automatisch füllt und beim Kleinunternehmer-Modus den richtigen Hinweis setzt.