Rechnungsnummer richtig vergeben: fortlaufend und lückenlos

Kaum eine Pflichtangabe sorgt für so viel Unsicherheit wie die Rechnungsnummer. Ich habe Selbstständige gesehen, die sich nicht trauten, eine Rechnung zu stornieren, weil sie dachten, dann fehlt eine Nummer und das Finanzamt rastet aus. Spoiler: tut es nicht. Lass uns das einmal sauber sortieren.

Was das Gesetz tatsächlich verlangt

§14 Abs. 4 Nr. 4 UStG sagt: Eine Rechnung braucht "eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird". Mehr steht da nicht. Daraus folgen zwei Dinge:

• Einmalig: Jede Nummer darf nur ein einziges Mal vergeben werden. Zwei Rechnungen mit derselben Nummer sind nicht erlaubt.
• Nachvollziehbar fortlaufend: Die Nummern müssen einem System folgen, das das Finanzamt nachvollziehen kann. Du musst zeigen können, dass keine Rechnung "verschwunden" ist.

Was im Gesetz nicht steht: dass die Nummer bei 1 beginnen muss, dass sie lückenlos ohne jede Unterbrechung sein muss, oder dass du nur einen einzigen Nummernkreis haben darfst. All das ist erlaubt, solange dein System nachvollziehbar bleibt. Die Rechnungsnummer ist übrigens eine von neun Pflichtangaben auf jeder Rechnung, fehlt sie, ist die Rechnung formell unvollständig.

Bewährte Nummern-Systeme

Du kannst dir dein Format frei aussuchen. Hier sind drei, die in der Praxis gut funktionieren:

1. Jahr plus laufende Nummer

Das häufigste System: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Zum Jahreswechsel setzt du wieder bei 001 an. Maler Krause aus Dortmund nutzt genau das. Vorteil: du siehst sofort, aus welchem Jahr eine Rechnung stammt, und wie viele du dieses Jahr schon geschrieben hast.

2. Durchlaufende Nummer ohne Jahr

Einfach 1001, 1002, 1003, über Jahre hinweg ohne Reset. Manche starten bewusst bei 1001 statt 1, damit der erste Kunde nicht sieht, dass er der allererste ist. Völlig legitim, das Gesetz schreibt keinen Startwert vor.

3. Mit Kundenkennung oder Bereich

Wenn du mehrere Bereiche hast: RE-2026-W-014 (W für Wartung) und RE-2026-P-008 (P für Projekte). Mehrere Zahlenreihen sind ausdrücklich erlaubt. Wichtig ist nur, dass innerhalb jedes Kreises die Reihenfolge stimmt.

Sind Lücken ein Problem?

Hier kommt die Entwarnung. Eine Lücke ist kein Drama, solange du erklären kannst, warum sie da ist. Beispiele für harmlose Lücken:

• Du hast eine Rechnung storniert. Die Nummer bleibt vergeben, der Vorgang ist dokumentiert. Wie das sauber geht, steht in meinem Artikel zur GoBD-konformen Stornorechnung.
• Ein Angebot wurde nicht angenommen, die geplante Rechnung kam nie zustande. Dann vergibst du diese Nummer einfach nie, oder du hast Angebote und Rechnungen ohnehin in getrennten Nummernkreisen.

Problematisch wird es erst, wenn das Finanzamt den Verdacht hat, dass du Rechnungen absichtlich verschwinden lässt, um Umsatz zu verstecken. Genau deshalb darfst du eine Rechnung nie einfach löschen. Du korrigierst sie über eine Storno- oder Korrekturrechnung, behältst aber das Original.

Der häufigste Fehler: doppelte Nummern

Schlimmer als eine Lücke ist eine doppelte Nummer. Das passiert typischerweise, wenn man mit Word-Vorlagen arbeitet und vergisst, die Nummer hochzuzählen. Plötzlich gibt es zwei Rechnungen "2026-014" mit unterschiedlichen Beträgen. Das ist ein echter Formfehler und führt bei einer Prüfung zu Nachfragen. Wer mit einem Tool arbeitet, das automatisch hochzählt, kann diesen Fehler gar nicht machen.

Take-away

Such dir ein Format aus (Jahr plus laufende Nummer ist für die meisten ideal), halte es konsequent durch und vergib jede Nummer nur einmal. Lücken sind erlaubt, solange du sie erklären kannst, doppelte Nummern dagegen nicht. Wenn du Rechnungen von Hand in Word zählst, ist die doppelte Nummer nur eine Frage der Zeit. Ein Tool wie DemandHub vergibt die nächste Nummer automatisch und lückenlos, sodass du dich nie wieder fragen musst, bei welcher du eigentlich warst. Wie das beim Stornieren mit der Nummer weitergeht, liest du am besten gleich im Storno-Artikel.