Steuern für Kleinunternehmer: was fürs Finanzamt zählt

Der Begriff "Kleinunternehmer" verwirrt fast jeden am Anfang, weil er nur eine einzige Sache betrifft: die Umsatzsteuer. Mit allen anderen Steuern hat er nichts zu tun. Wer denkt, "Kleinunternehmer = keine Steuern", erlebt spätestens beim ersten Steuerbescheid eine böse Überraschung. Lass uns das sauber auseinandernehmen.

Was die Kleinunternehmer-Regelung wirklich bedeutet

Die Regelung nach §19 UStG befreit dich von der Umsatzsteuer. Du musst auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, keine an das Finanzamt abführen und keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Das ist eine echte Erleichterung im Bürokram.

Seit der Reform 2025 gelten neue Grenzen: Dein Vorjahresumsatz darf 25.000 € (vorher 22.000 €) nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr darfst du 100.000 € nicht überschreiten. Wichtig dabei: die 100.000-Euro-Grenze ist eine harte Grenze. Überschreitest du sie im laufenden Jahr, wirst du sofort ab diesem Umsatz regelbesteuert, nicht erst im nächsten Jahr.

Was du als Kleinunternehmer trotzdem zahlst

Einkommensteuer

Das ist die große, oft übersehene. Auf deinen Gewinn (Einnahmen minus Betriebsausgaben) zahlst du Einkommensteuer, genau wie ein Angestellter auf seinen Lohn. Es gibt einen Grundfreibetrag, bis zu dem keine Steuer anfällt (2026 liegt er bei rund 12.000 €). Alles darüber wird besteuert, mit einem Satz, der mit dem Einkommen steigt.

Beispiel: Texterin Nadja aus Mainz ist Kleinunternehmerin und macht 24.000 € Umsatz, hat 4.000 € Ausgaben. Ihr Gewinn ist 20.000 €. Auf den Teil über dem Grundfreibetrag zahlt sie Einkommensteuer. Mit der Umsatzsteuer hat das alles nichts zu tun.

Gewerbesteuer (vielleicht)

Wenn du ein Gewerbe hast (nicht freiberuflich bist), kann Gewerbesteuer anfallen. Aber: es gibt einen Freibetrag von 24.500 € auf den Gewerbeertrag. Die meisten kleinen Einzelunternehmer bleiben darunter und zahlen faktisch keine Gewerbesteuer. Freiberufler zahlen ohnehin keine.

Die EÜR: deine Gewinnermittlung

Als Kleinunternehmer ermittelst du deinen Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Das klingt schlimmer, als es ist: du stellst einfach alle Einnahmen allen Ausgaben gegenüber, und die Differenz ist dein Gewinn. Diese EÜR gibst du mit deiner Steuererklärung über ELSTER ab (Anlage EÜR).

Damit das am Jahresende kein Drama wird, brauchst du zwei Dinge: einen vollständigen Überblick über deine Einnahmen (also alle Rechnungen) und alle Belege für Ausgaben. Wer das über das Jahr ordentlich führt, macht die EÜR in ein, zwei Stunden. Tipps zum Sammeln in Papierkram reduzieren.

Wichtig: keine DATEV oder EÜR im Tool nötig

Ein häufiges Missverständnis: man brauche für die Steuer sofort eine vollständige Buchhaltungssoftware. Für die meisten Kleinunternehmer reicht eine saubere Rechnungsübersicht plus eine simple Ausgaben-Liste. Die EÜR selbst machst du in ELSTER oder beim Steuerberater. Mehr dazu, was ein schlankes Tool leisten sollte und was nicht, in meinem CRM-Vergleich 2026.

Was du auf die Rechnung schreiben musst

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus, dafür gehört ein Hinweis auf die Rechnung, etwa: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Alle anderen Pflichtangaben gelten weiter. Die genaue Formulierung und häufige Fehler stehen in Kleinunternehmer §19 UStG: Rechnungen korrekt erstellen.

Take-away

Kleinunternehmer betrifft nur die Umsatzsteuer, die sparst du dir. Einkommensteuer auf deinen Gewinn zahlst du trotzdem, deshalb leg von jeder Einnahme etwas zurück. Die Grenzen seit 2025 sind 25.000 € (Vorjahr) und 100.000 € (laufendes Jahr, harte Grenze). Deinen Gewinn ermittelst du mit der EÜR, wofür du vor allem eine saubere Übersicht deiner Rechnungen brauchst. Genau diese Übersicht plus den korrekten §19-Hinweis auf jeder Rechnung liefert dir ein Tool wie DemandHub, sodass du am Jahresende nur noch die Summen in deine EÜR überträgst. Dies ist allgemeine Information, kein Ersatz für eine Steuerberatung.